傳統的管理側重于行政命令、工作任務安排,往往容易忽略員工的主觀能動性和創造精神,不利于組織績效的提高。授權是現代組織運作的關鍵,也是提升領導力的重要環節。組織中的不同層級有不同的職權,權限則會在不同的層級間流動,有效的授權是一項重要的管理技巧。若授權得當,所有參與者均可受惠,組織整體的領導力和執行力都將得以提升。
有經驗的管理者會認真研究向員工授權的方式與授權的范圍。員工在得到授權后,也獲得了更加靈活的發揮自己創造力與才能的空間。得到授權的員工可以在沒有上級干擾的情況下,做出并執行重大決定;授權式管理的企業能培養團隊合作精神和信任的環境,同時也使企業領導者減輕了決策和執行壓力。
如何充分授權
有效授權不等于放權,并不是說將權力授給其他人后,授權者可以撒手不管或者對局面失去控制與把握,那樣不是有效授權,而是盲目放權。盲目放權可能給企業或組織帶來混亂。因此管理者需要在授權的同時,認真地思考與研究。有魄力的管理者不僅善于授權,還會鼓勵員工合理使用授權,給予員工必要的支持與幫助,促使他們實現自己的目標。同時有嚴格的監督機制,以檢視權力運用情況,從而使授權更加有效。
很多管理者在工作中親力親為,看似勤勞,卻影響其主要工作職責,即完成任務目標、建設團隊、培養人才。一些管理者擔心項目會失敗,員工在工作中會偷懶,因此不愿意向員工授權。而有的管理者認為,要想教會一個人正確地做一件事情需要耗費太多的時問,還不如我自己一個人完成這件事呢。但是,作為管理者,不僅要對工作進度負責,更應該對員工的發展負責。有了有效的授權,員工的工作技能才能逐漸提高,才能營造出一種珍惜權力、善用權力的工作氣氛,并逐步提升團隊的戰斗力。
有效授權不同于委派,委派是以命令和說服為主,只是委派任務和目標,對方的責任不強,也缺乏主動性。有效授權的核心是授予對方責任和主動權,讓被授權者有創造的空間,能采用自己的方法去完成目標。授權是有效地將一部分工作轉交給他人,是雙向過程,需要信賴與溝通,最重要的還是心態,要有伯樂之心,相馬之術,授權才最有效。
合理授權的關鍵在于權利和責任的統一。授權是完成目標責任的基礎,權責對應或權責統一,才能保征責任者有效地實現目標。在授權前,應做好目標的設定和責任范圍的明確,要從組織制度上保障授權在可控或可監督的范圍之內,在過程中隨時關注工作進展,對偏離工作軌道的及時予以糾正。
授權的一般步驟
一、尋找可以授權的任務。如果你發現有的任務與工作不能向員工授權,需要反問自己:為什么不能授權?
二、授權的技巧在于熟悉要授權員工的背景、技術水平、資格、文憑及工作能力。如果判斷的不準確,就算把權力給分散下去,事情還是不會做好。授權是以知道下屬能做什么事情為基礎。
三、在授權后,當員工需要支持與幫助時,管理者要能夠及時出現,為員工解疑答問,提供必要的幫助,尤其在員工開始接收授權之時。如果在授權后,需要員工獨立作出決定,要讓授權的員工知道他擁有這種決策權。出現問題時,如果管理者不在場,可以安排其他人代替你幫助員工。
四、與授權的員工溝通時要傳達明確的信息。如何傳達明白無誤的信息呢?需要把不同的有效方式結合在一起,向員工傳達建議與指示。在檢查員工是否理解管理者的指示與建議時,要善于積極耐心地傾聽。
五、要檢查授權員工的工作進度,或者制定工作進度檢查表,隨時監督工作的進程。
六、及時向員工反饋意見,在必要的時候糾正員工工作中的偏差,或者支持員工堅持不懈地完成工作。
授權的主要方式
一般說來,授權方式主要有一般授權與特定授權,書面授權和口頭授權,正式授權和非正式授權幾種形式。
一、一般授權。這是指領導者只授給下屬一般的權限,無特定的指派。
二、特定授權。這是指領導者對某一特定的被授權者,給予十分明確的工作、職責和權力。特定授權又可稱為剛性授權或制約授權。這是指領導者對下屬的工作、責任、權力均有明確的指定和交代,下屬必須嚴格遵守,不得失職。
三、口頭授權。這是指領導者對下屬用語言宣布其職責,或者依據會議所產生的決議進行口頭傳達。這種方式不適于責任重大的事項,因為它存在著職責不清、互相扯皮、玩忽職守等弊端。
四、書面授權。這是指領導者頒布正式文件或文字指令進行授權的方式,對下屬工作的職責范圍、目標任務、組織情況、職級等均有明確的規定。
五、正式授權。這是指依據法律和有關規定授予的權限。即工作人員依據合法權限所得到的職位。大多數授權均屬此種類型。
六、非正式授權。這是法律規定以外或組織機構以外的權力運用,情況較為復雜。(東莞保安公司)